Bardziej niż cokowiek innego przygotowanie się jest kluczem do sukcesu

Henry Ford

Jak świadomie korzystać z czasu?- 10 wskazówek.

Mamy do dyspozycji 168 godzin tygodniowo. Każdy. Bill Gates, Warren Buffettt, Richard Branson i Ty też. Mamy tak wiele możliwości, że chcemy robić wszystko. Nie da się zaplanować na dzień 30 rzeczy i wykonać wszystkie, upychając je zgrabnie w 24 godziny. Co więcej, nie da się zarządzać czasem, zarządzać możemy sobą w czasie. Czas po prostu jest i płynie. To zasób cenny, lecz nieodnawialny. Od nas zależy jak z niego skorzystamy, czy zrealizujemy to, co chcemy zrealizować, czy może wciąż będziemy używać jednej z najpopularniejszych wymówek- nie mam na to czasu.

Jak zarządzać sobą w czasie? Jak świadomie z czasu, który posiadamy korzystać? Przygotowałam dla Ciebie 10 wskazówek, które pozwolą Ci bardziej „być”, a mniej robić. Dlaczego? Jeśli tylko robimy i jesteśmy rządzeni przez listę zadań, plannery i kalendarze, im bardziej się organizujemy, tym tego czasu jest mniej.

1. „ Zrobione jest lepsze od idealnego”. Może nie każdy się z tym zgodzi, ale w większości przypadków tak jest. Bardzo chcemy nasze ambitne cele realizować perfekcyjnie. Jeśli nie jest idealnie, złościmy się, poprawiamy, zmieniamy, poświęcamy mnóstwo czasu i zaangażowania na tworzenie czegoś, co tak naprawdę nie ma większego sensu. Nie jesteśmy perfekcyjni i im prędzej to zrozumiemy, tym korzystniej dla nas.

2. Wszystko nie jest ważne. Naprawdę, jeśli sądzisz że wszystko co masz do zrobienia jest ważne, oznacza to tylko tyle, że nie potrafisz ustalać priorytetów. Jak się tego nauczyć? Na początek możesz wypisać na kartce wszystkie zadania, które masz do wykonania przez kolejny miesiąc; wszystkie- od wysłania maila, przez oglądanie serialu do ważnego spotkania biznesowego. Następnie spróbuj umieścić zadania w macierzy Eisenhowera.

Zadania, które umieścisz w lewej, górnej ćwiartce są ważne i pilne. To czynności, które powinieneś zrobić w pierwszej kolejności.

Zadania z prawej, górnej ćwiartki są nieważne, ale są pilne- najlepiej gdybyś mógł oddelegować je komuś innemu. 

Czynności, które umieścisz w dolnej, lewej części są ważne, ale nie są pilne, dlatego spokojnie możesz zaplanować, kiedy je wykonasz.

Prawa, dolna ćwiartka wypełniona jest zadaniami, które nie są ani ważne, ani pilne i najlepiej, gdybyś je eliminował.

3. Zapisuj to co masz do zrobienia na kartce albo karteczkach post- it. Nie warto zaśmiecać głowy, a papier przyjmie wszystko. Jeśli masz zapisaną listę zadań, na pewno nie zapomnisz o żadnej czynności. Zyskasz w głowie dużo przestrzeni, która bez tego zabiegu zajęta jest wciąż myślami co, na kiedy, jak zrobić. Zero szans na relaks.

4. Ustal 3 wartości, o które chcesz dbać.

Każdy z nas jest inny. Każdy ma swój plan na życie i go realizuje. Świetnie jest, jeśli znasz swoje wartości, a Twoje środki do osiągania celów z nimi rezonują. Zyskujesz dzięki temu spokój. Jeśli ważne są dla Ciebie zdrowie, rodzina i praca, starasz się zaplanować swój czas tak, żeby żaden z tych obszarów nie został zaniedbany. Ważne jest, żeby nie wpaść w pułapkę zbyt dużej liczby wartości- . ciężko jest zaangażować się na 100 % w 10 obszarów życia.

5. Przygotuj się na odmawianie i rezygnowanie z czegoś.

Nie można zjeść ciastko i mieć ciastko, nie da się. Tak samo nie da się być w dwóch miejscach jednocześnie. Wiedz, że jeśli wybierzesz dla siebie wartości, przyjdzie czas, że z czegoś będzie trzeba zrezygnować. Jeśli praca jest dla Ciebie bardzo ważna i wymaga od Ciebie solidnego przygotowania, dzień przed ważnym spotkaniem nie pójdziesz na imprezę. Szanse na to, że wyjdziesz wcześnie i zdążysz się wyspać są niewielkie, bo na miejscu do głosu dojdzie układ limbiczny, który ceni sobie przyjemność i nastawiony jest na natychmiastową gratyfikację. Przekrzykuje korę przedczołową, która odpowiedzialna jest m.in. za planowanie. Z każdą minutą coraz ciężej powiedzieć Ci „nie”.

6 Poznaj swój rytm dobowy.

Z badań jakości wynika, że najbardziej efektywni jesteśmy we wtorek i w środę. Jeśli masz okazję, warto więc zaplanować największe zadania właśnie na te dni. Do Ciebie należy odkrycie godzin, w których pracuje Ci się najlepiej i najefektywniej. Warto ustalić, czy wolimy wstawać wcześnie i pracować do południa, czy może najproduktywniej działamy wieczorami.

7. Wybierz najlepsze rozwiązania dla siebie.

O zarządzaniu sobą w czasie jest mnóstwo poradników. Czasami możemy doszukać się sprzecznych informacji. Książka „Zjedz tę żabę” Briana Tracy’ego mówi o tym, żeby największe, najtrudniejsze zadania zrobić jako pierwsze, żeby mieć psychiczny spokój. Jeśli nie zrobimy czegoś dużego od razu, będziemy to odwlekać w nieskończoność. Dla niektórych jest to jak najbardziej ok, inni wolą najpierw „wypchnąć” wszystkie małe zdania, bo bez tego nie mogą się skupić i cały czas coś zaprząta im głowę. Bardzo ciekawa wydaje się być zasada „2 minut”. Wszystkie zadania, które nie zajmą Ci więcej, niż 2 minuty, zrób od razu.

8. Technologia pomaga i nie pomaga.

Otaczający nas świat przepełniony jest technologią, która teoretycznie ma nam pomóc. Urządzenia mierzą nam czas snu, podpowiadają o której mamy wstać, co ile minut się ruszyć, mierzą nam kroki, tempo i przypominają co powinniśmy właśnie teraz zrobić. Możemy to fajnie wykorzystać, ze zdrowym rozsądkiem. Uważaj jednak, żeby nie przesadzić i nie podporządkować swojego życia urządzeniom. Czasem wystarczy zwykła kartka z listą zadań, papierowy planner albo jeśli wolisz notatka w Google Keep. Bardzo fajną aplikacją jest Trello. Możesz rozpisać wszystkie duże projekty na mniejsze zadania na specjalnie przeznaczonych do tego tablicach.

9. Pamiętaj, że praca to też przerwy.

Warto skorzystać z techniki Pomodro, która pomoże Ci utrzymać koncentrację nad zadaniem. Przygotuj czasomierz oraz listę zadań do wykonania danego dnia. Możesz uszeregować je pod względem ważności. Ustaw swój czasomierz dokładnie na 25 minut, włącz go i skup się na 1. zadaniu z listy. Postaraj się wyeliminować rzeczy, które kradną Twój czas ( nie zaglądaj w skrzynkę pocztową, na facebooka, pozbądź się rozpraszaczy). Przez 25 minut skupiasz się na zadaniu. Kiedy usłyszysz dźwięk czasomierza, wykreśl zadaniez listy ( jeśli nie udało Ci się zrealizować całości, nie przedłużaj pracy, dopisz kolejny punkt do listy). Po pierwszym Pomodoro, zrób 5 minut przerwy. Możesz przejść się po mieszkaniu, biurze, porozciągać się, przygotować sobie wodę. Po przerwie powtórz kolejne Pomodoro. Taki schemat powtórz 4 razy (25+5+25+5+25+5+25). Po takim cyklu, zrób sobie dłuższą przerwę, 20-30 minutową. Taki podział pracy pomoże Ci utrzymać koncentrację nad wykonywaną czynnością. Świadomość upływającego czasu zwiększy Twoją wydajność, bo chcesz skończyć zadanie do przerwy. Wizja pracy przez 25 minut ułatwia zmotywowanie się i rozpoczęcie pracy, wiesz że niedługo czeka Cię przerwa, dzięki której odświeżysz umysł.

10. 80 % wyników pochodzi z 20% działań.

O tym mówi zasada Pareto. 20% Twoich działań przyczynia się do 80% Twoich sukcesów. Chodzi o to, żeby te magiczne 20% dla siebie odkryć i skupić się na ich wykonywaniu. Produktywność często jest opacznie rozumiana. Ludzie myślą, że produktywność to zdolność do szybszej i bardziej wytężonej pracy. Tak naprawdę nie chodzi o to, żeby pracować ciężej. Chodzi o to, żeby pracować mądrzej. Prawdziwa produktywność polega na wybraniu
i zajmowaniu się zadaniami właściwymi, które mają przełożenie na Twój sukces.

Próbuj, nieważne ile prób będziesz musiał podjąć. Wybierz coś dla siebie i testuj, aż znajdziesz idealny dla siebie sposób, dzięki któremu z sukcesem będziesz realizował wszystko, co będziesz chciał zrealizować w dobrym dla Ciebie czasie.


Autor: Agnieszka Świtalska